Organize Sanayi Bölgesi 16. Cadde No: 67 Melikgazi / KAYSERİ / TURKEY info@ozakbossan.com
+90 352 321 13 19 444 53 11

K.V.K.K Politikası

 

 

ÖZAKBOSSAN ARAÇ ÜSTÜ EKİPMANI OTOMOTİV MOBİLYA TEKSTİL ÇELİK KAPI SANAYİ TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ

 

 

 

KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI VE İŞLENMESİ POLİTİKASI

 

 

 

 

 

 

 

Hedef Kitle: ÖZAKBOSSAN ARAÇ ÜSTÜ EKİPMANI OTOMOTİV MOBİLYA TEKSTİL ÇELİK KAPI SANAYİ TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ (ÖZAKBOSSAN) tarafından kişisel verileri işlenen tüm gerçek kişiler

 

Hazırlayan: ÖZAKBOSSAN ARAÇ ÜSTÜ EKİPMANI OTOMOTİV MOBİLYA TEKSTİL ÇELİK KAPI SANAYİ TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ (ÖZAKBOSSAN) Kişisel Verilerin Korunması Komitesi

 

Versiyon: 1.0

 

Onaylayan:  ÖZAKBOSSAN ARAÇ ÜSTÜ EKİPMANI OTOMOTİV MOBİLYA TEKSTİL ÇELİK KAPI SANAYİ TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ (ÖZAKBOSSAN) tarafından onaylanmıştır.

 

İÇİNDEKİLER

 

1.    GİRİŞ

1.1. Amaç

1.2. Kapsam

1.3  . Dayanak

1.4 . Tanımlar

2.    KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI KONULARI

2.1. Kişisel Verilerin Güvenliğinin Sağlanması

2.2. Özel Nitelikli Kişisel Verilerin Korunması

2.3. Kişisel  Verilerin Korunması ve İşlenmesi Bilincinin  Geliştirilmesi

3. KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİ

3.1. Kişisel Verilerin Mevzuata Uygun İşlenmesi

3.2. Kişisel Verilerin İşlenme Şartları

3.3. Özel Nitelikli Kişisel Verilerin İşlenmesi

3.4. Kişisel Veri Sahibinin Aydınlatılması

3.5. Kişisel Verilerin Aktarılması

4. KİŞİSEL VERİ ENVANTER PARAMETRELERİ

5. KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASINA İLİŞKİN ALINAN ÖNLEMLER

6. KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANMASI VE İMHASI

7. KİŞİSEL VERİ SAHİPLERİNİN HAKLARI VE BU HAKLARIN KULLANILMASI

7.1. Kişisel Veri Sahibinin Hakları

7.2. Kişisel Veri Sahibinin Haklarını Kullanması

7.3. Başvurulara Cevap Verilmesi

7.4. Kişisel Veri Sahibinin Başvurusunun Reddedilmesi

7.5. Kişisel Veri Sahibinin KVK Kurulu’na Şikâyette Bulunma Hakkı0

7.6 Başvuruda Bulunan Kişisel Veri Sahibinden Talep Edilebilecek Bilgiler                       10

 

8. YÜRÜTME

9. YÜRÜRLÜK ve İLANI

EK 1- Veri Kategorileri ve Kişisel Veriler

EK 2- Kategorik Kişisel Veri İşleme Amaçlar3

EK 3 –Kişisel Verilerin Aktarıldığı Kişiler ve Aktarılma Amaçları

 

 

ÖZAKBOSSAN ARAÇ ÜSTÜ EKİPMANI OTOMOTİV MOBİLYA

 TEKSTİL ÇELİK KAPI SANAYİ TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ

KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI VE İŞLENMESİ POLİTİKASI

 

  1. GİRİŞ

Özakbossan Araç Üstü Ekipmanı Otomotiv Mobilya Tekstil Çelik Kapı Sanayi Ticaret Limited Şirketi (Özakbossan) olarak yürüttüğü faaliyetlerde kişisel verilerin korunmasına önem vermekte ve iş ve işlemlerinde öncelikleri arasında kabul etmektedir. Özakbossan Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikası (“Politika”), 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nca (“Kanun”) belirlenen kişisel veri işleme usul ve esaslarının Özakbossan organizasyon ve iş süreçlerinin uyumuna yönelik temel düzenlemedir. Özakbossan bu Politika prensipleri doğrultusunda, üst düzey sorumluluk ve bilinciyle kişisel verileri işlemekte ve korumakta, kişisel veri   sahiplerini bilgilendirerek gerekli şeffaflığı sağlamaktadır.

 

  1. Amaç

Bu Politikanın amacı, Kanun ve ilgili diğer mevzuat ile öngörülen usul ve esasları, Özakbossan organizasyon ve süreçlerine  uyumlulaştırılarak, faaliyetlerinde etkin bir şekilde uygulanmasını sağlamaktır. Özakbossan kişisel verilerin işlenmesi ve korunması için bu Politika ile her türlü idari ve teknik önlemleri almakta, gerekli iç prosedürler oluşturmakta, farkındalığı arttırmakta, bilincin sağlanması için gerekli tüm eğitimleri yapmaktadır. Hissedarlar, yetkililer, çalışanlar ve iş ortaklarının Kanun süreçlerine uyumları için, gerekli tüm önlemler alınmakta, uygun ve etkin denetim mekanizmaları kurulmaktadır.

1.2. Kapsam

Politika, Özakbossan iş süreçlerinde otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilen bütün kişisel verileri kapsamaktadır.

  1. . Dayanak

Politika, Kanun ve ilgili mevzuata dayanmaktadır. Kişisel veriler, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu, 6502 sayılı Tüketicinin Korunması Hakkında Kanun, 1774 sayılı Kimlik Bildirme Kanununu, 4857 sayılı İş Kanunu, 6331 İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu, 5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu, 4447 sayılı İşsizlik Sigortası Kanunu, 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu, 213 sayılı Vergi Usul Kanunu ve diğer ilgili mevzuattan kaynaklanan kaynaklanan yasal yükümlülükleri yerine getirmek için işlenmektedir.

Yürürlükteki mevzuat ve Politika arasında uyumsuzluk olduğu hallerde yürürlükteki mevzuat uygulanır. İlgili mevzuat tarafından öngörülen düzenlemeler, Politika ile Özakbossan uygulamalarına dönüştürülmektedir.

1.4 . Tanımlar

Açık Rıza

Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rızayı ifade eder.

Başvuru Formu

Kişisel veri sahiplerinin haklarını kullanmak için yapacakları başvuruyu içeren, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanununa ve Kişisel Verileri Koruma Kurumunun çıkardığı Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğe uygun olarak hazırlanmış, ilgili kişi (Kişisel Veri Sahibi) tarafından veri sorumlusuna yapılacak başvurulara ilişkin başvuru formu.

İlgili Kullanıcı

Verilerin teknik olarak depolanması, korunması ve yedeklenmesinden sorumlu olan kişi ya da birim hariç olmak üzere veri sorumlusu organizasyonu içerisinde veya veri sorumlusundan aldığı yetki ve talimat doğrultusunda kişisel verileri işleyen kişilerdir.

İmha

Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi.

Kayıt Ortamı

Tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen kişisel verilerin bulunduğu her türlü ortam.

Kişisel Veri

Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgi.

Kişisel Verilerin Işlenmesi

Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hâle getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlem.

Kişisel Verilerin Anonim Hale Getirilmesi

Kişisel verilerin, başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hâle getirilmesi.

Kişisel Veri Sahibi

Kişisel verileri Özakbossan tarafından veya adına işleme sokulan gerçek kişi.

Kişisel Verilerin Silinmesi

Kişisel verilerin silinmesi; kişisel verilerin İlgili Kullanıcılar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale

getirilmesi.

Kişisel Verilerin Yok Edilmesi

Kişisel verilerin hiç kimse tarafından hiçbir şekilde erişilemez, geri getirilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemi.

Kurul

Kişisel Verileri Koruma Kurulu

Kurum

Kişisel Verileri Koruma Kurumu

Özel Nitelikli Kişisel Veri

Kişilerin sağlık bilgisi, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleri, biyometrik verileriyle ilgili verileri.

 

Periyodik Imha

Kanun’da yer alan kişisel verilerin işlenme şartlarının tamamının ortadan kalkması durumunda kişisel verileri saklama ve imha politikasında belirtilen ve tekrar eden aralıklarla re’sen gerçekleştirilecek silme, yok etme veya anonim hale getirme işlemi.

Veri İşleyen

Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak onun adına kişisel veri işleyen gerçek ve tüzel kişi.

Veri Kayıt Sistemi

Kişisel verilerin belirli kriterlere göre yapılandırılarak işlendiği kayıt sistemi.

Veri Sahibi / İlgili Kişi

Kişisel verisi işlenen gerçek kişi.

Veri Sorumlusu

Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek veya tüzel kişi.

Veri Temsilcisi

Kanun uyarınca Veri Sorumlusunun ilgili kanun maddeleri kapsamındaki görevlerini yerine getirmek üzere atanmış gerçek kişi.

Yönetmelik

28 Ekim 2017 tarihinde Resmi Gazete’ de yayımlanan Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik

 

  1. KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI KONULARI
  2. Kişisel Verilerin Güvenliğinin Sağlanması

Özakbossan, kişisel verilerin hukuka aykırı açıklanmasını, erişimini, aktarılmasını veya başka şekillerde oluşabilecek güvenlik sorunlarını önlemek için, kişisel verinin niteliğine göre, Kanun’un 12. maddesinde öngörülen gerekli önlemleri almaktadır. Özakbossan, Kişisel Verileri Koruma Kurumu tarafından  yayımlanmış  olan  rehberlere  uygun  olarak  gerekli  kişisel veri güvenlik seviyesini sağlamak için tedbirler almakta, denetimler gerçekleştirmektedir.

  1. Özel Nitelikli Kişisel Verilerin Korunması

Özel nitelikte olan, kişilere ait sağlık bilgileri, ceza mahkûmiyeti ve  güvenlik tedbirleri, biyometrik verileriyle ilgili verilerin korunmasına yönelik alınan önlemler  özenle uygulanmakta ve gerekli denetimler yapılmaktadır.

  1. Kişisel  Verilerin Korunması ve İşlenmesi Bilincinin  Geliştirilmesi

Özakbossan, kişisel verilerin hukuka uygun işlenmesini, erişilmesini, verilerin muhafazası ve hakları kullanmaya yönelik bilincin geliştirilmesi için ilgililere  gerekli eğitimleri verir.

Çalışanların kişisel verileri koruma bilincini arttırmak için, Özakbossan gerekli iş süreçlerini oluşturur, ihtiyaç duyulması halinde danışmanlardan destek alır. Uygulamada karşılaşılan eksiklikler ve eğitimlerin sonucu Özakbossan yönetimi tarafından değerlendirilir. Yapılan bu değerlendirmeler ile ilgili mevzuattaki değişikliklere bağlı ihtiyaç duyulması halinde yeni eğitimler düzenlenir.

3. KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİ

3.1. Kişisel Verilerin Mevzuata Uygun İşlenmesi

Kişisel veriler aşağıda sayılan ilkeler doğrultusunda mevzuata uygun işlenir.

  1. Hukuka ve Dürüstlük Kuralına Uygun İşleme

     Kişisel veriler, iş süreçlerinin gerektirdiği ölçüde, bunlarla sınırlı, kişilerin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermeden, hukuka ve dürüstlük kuralına uygun olarak işlenir.

  1. Kişisel Verilerin Güncel ve Doğru ve Olmasını Sağlama

     İşlenen kişisel veriler,  güncel ve doğru tutmak için gerekli önlemleralınmakta plan ve programlı .

  1. Belirli, Açık ve Meşru Amaçlarla İşleme

     Kişisel veriler, yürütülen iş süreçlerinde belirlenen ve açıklanan meşru amaçlara bağlı işlenmektedir .

  1. İşlendikleri Amaçla Bağlantılı, Sınırlı ve Ölçülü Olma

     Kişisel veriler, iş süreçlerinin gerektirdiği nitelik ve ölçüde toplamakta, belirlenen amaçlara bağlı, sınırlı işlenmektedir.

  1. Gerekli Olan Süre Kadar Muhafaza Etme

Kişisel veriler, ilgili mevzuatta öngörülen ve kişisel verileri işleme amacı için gerekli olan en az süre kadar muhafaza edilmektedir. Öncelikle, ilgili mevzuatta kişisel verilerin saklanması için bir süre öngörülmüş ise bu süreye, öngörülmemiş ise kişisel veriler işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edilmektedir. Kişisel veriler saklama sürelerinin sonunda periyodik imha sürelerine veya veri sahibi başvurusuna uygun olarak, uygun yöntemlerle (silme, yok etme veya anonimleştirme) imha edilmektedir.

3.2. Kişisel Verilerin İşlenme Şartları

Kişisel veri, sahibinin açık rıza vermesi veya aşağıda belirtilen diğer bir veya birden fazla şarta dayanarak işlenir.

  1. Kişisel Veri Sahibinin Açık Rızasının Bulunması

     Kişisel verilerin işlenmesi veri sahibinin açık rızasıyla yapılır. Kişisel veri sahibininaçık rızası: belirli bir konuda bilgilendirilerek ve özgür iradesialınarak gerçekleşir.

  1. Kişisel Veri Sahibinin Açık Rızasının Bulunmaması

Aşağıda sıralanan şartlarından herhangi birinin bulunması durumunda veri sahibinin açık rızasına gerek kalmaksızın kişisel veriler işlenebilir.

  1.  Kanunlarda Açıkça Düzenlenmesi

     Kanunlarda .

  1. Fiili İmkânsızlık Sebebiyle İlgilinin Açık Rızasının Alınamaması

     Fiiliimkânsızlıknedeniyle,rızasınıaçıklayamayacakdurumdaolanveyarızasınageçerlilik tanınamayacakolankişinin,kendisininyadabaşkabirkişininhayatıveyabedenbütünlüğünü korumakiçin,kişiselverisininişlenmesizorunluolmasıdurumundaverisahibininkişiselverileri işnebilir.

  1. Sözleşmenin Kurulması veya İfasıyla Doğrudan İlgi Olması

     Kişiselverilerinişlenmesi, verisahibininkişiselverileri işnebilir.

  1. Hukuki Yükümlülüğün Yerine Getirilmesi

     Özakbossanhukukiyükümlülükleriyerinegetirirken,işlemezorunluolmasıhalindeveri sahibinin kişisel verileriişlenebilir.

  1. Kişisel Veri Sahibinin Kişisel Verisini Alenileştirmesi

     Kişisel verisini alenileştiren veri sahiplerine ait kişisel veriler, alenileştirme amacıyla sınırlı olarak, kişisel verileri işlenebilir.

  1.  Bir Hakkın Tesisi veya Korunması için Zorunlu Veri İşleme

     Veri işleme bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için zorunlu ise veri sahibinin kişisel verileri işlenebilir.

  1. Meşru Menfaat için Zorunlu Veri İşleme

     Kişisel veri sahibinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek koşuluyla, Özakbossan meşru menfaatleri için veri işlemenin zorunlu olması durumunda veri sahibinin kişisel verileri işlenebilir.

3.3. Özel Nitelikli Kişisel Verilerin İşlenmesi

Özakbossan özel nitelikli kişisel verileri, Kanun ve Politika’da belirlenen ilkelere uygun, Kurul’un belirlediği yöntemlerle gerekli her türlü idari ve teknik önlemleri  alarak, aşağıdaki usul ve esaslarla işler:

  1. Sağlık ve cinsel hayat dışındaki özel nitelikli kişisel veriler, kanunlarda işlenmesine ilişkin açıkça bir hüküm olması durumunda veri sahibinin açık rızası aranmadan işlenebilir. Kanunlarda açıkça öngörülmeyen hallerde veri sahibinin açık rızası alınır.
  2. Sağlık ve cinsel hayata ilişkin özel nitelikli kişisel veriler, sır saklama yükümlülüğü altında bulunan kişiler veya yetkili kurum ve kuruluşlar tarafından: kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbi teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi, sağlık hizmetleri ile finansmanının planlanması ve yönetimi amacıyla, veri sahibinin açık rızası aranmaksızın işlenebilir. Aksi halde veri sahibinin açık rızası alınır.

3.4. Kişisel Veri Sahibinin Aydınlatılması

Özakbossan, kişisel veri sahiplerini, hangi amaçlarla kişisel verilerinin işlendiği, hangi amaçlarla kimlerle paylaşıldığı, hangi yöntemlerle toplandığı, hukuki sebebi ve veri sahiplerinin kişisel verilerinin işlenmesinde sahip olduğu hakları konularında, ilgili mevzuata uygun şekilde bilgilendirir. Bu bakımdan kişisel  verilerinin  korunmasını, Politika’daki esaslar çerçevesinde hazırlanan diğer politika belgeleri ve aydınlatma metinlerine bağlı  yürütülmektedir.

3.5. Kişisel Verilerin Aktarılması

Özakbossan, kişisel veri işleme amaçları doğrultusunda, gerekli güvenlik önlemlerini alarak, kişisel verileri ve özel nitelikli kişisel verileri hukuki işlemlerin takibi amacıyla gerektiği takdirde şirketi temsile yetkili vekil/avukata, mali işlerin yürütülmesi amacıyla gerektiği taktirde mali müşavire, gerçek kişiler veya özel hukuk tüzel kişilerine, hissedara, iş ortaklarına, tedarikçilere, yetkili ve özel kamu kurum ve kuruluşlarına hukuka uygun olarak aktarabilir. Özakbossan aktarma işlemlerini, Kanun’un 8. maddesinde öngörülen düzenlemelere uygun şekilde işlemleri gerçekleştirir.

  1. Kişisel Verilerin Aktarılması

Kişisel verilerin akratılması için kişisel veri sahibinin açık rızası aranmakla birlikte, aşağıda belirtilen koşulların bir ya da birkaçına dayanılarak, Kurul tarafından öngörülen yöntemler de dahil gerekli tüm güvenlik önlemleri alınarak kişisel veriler üçüncü kişilere aktarılabilir.

  1. Kanunlarda açıkça öngörülmesi,
  2. Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili ve gerekli olması,
  3. Özakbossan’ın hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması,
  4. Veri sahibi tarafından kişisel verileri alenileştirilmiş olması şartıyla, alenileştirme amacıyla sınırlı,
  5. Özakbossan’ın veya veri sahibinin veya üçüncü kişilerin haklarının tesisi, kullanılması veya korunması için zorunlu olması,
  6. Veri sahibinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla Özakbossan meşru menfaatlerinin sağlanması için zorunlu olması,
  7. Fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda bulunan veya rızasına hukuki geçerlilik tanınmayan kişinin kendisinin ya da bir başkasının hayatı veya beden bütünlüğünü koruması için zorunlu olması.

ii. Özel Nitelikli Kişisel Verilerin Aktarılması

Özel nitelikli kişisel veriler, Politika’da belirlenen ilkelere uygun olarak, Kurul’un belirleyeceği yöntemler de dahil olmak üzere, gerekli her türlü idari ve teknik tedbirler alınarak aşağıda belirlenen koşullarla aktarılabilir:

  1. Sağlık ve cinsel hayat dışındaki özel nitelikli kişisel veriler, kanunlarda kişisel verilerin işlenmesine ilişkin açıkça bir hüküm olması halinde veri sahibinin açık rızası aranmaksızın, aksi halde veri sahibinin açık rızası alınması durumunda.
  2. Sağlık ve cinsel hayata ilişkin özel nitelikli kişisel veriler, kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbi teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi, sağlık hizmetleri ile finansmanının planlanması ve yönetimi amacıyla, sır saklama yükümlülüğü altında bulunan kişiler veya yetkili kurum ve kuruluşlar tarafından açık rıza aranmaksızın, aksi halde veri sahibinin açık rızası alınması durumunda.

4. KİŞİSEL VERİ ENVANTER PARAMETRELERİ

Özakbossan yönetim, satış, pazarlama, satın alma, lojistik, kalite kontrol, insan kaynakları, muhasebe, bilgi işlem, üretim, iş güvenliği, çevre ile ilgili iş süreçlerinde, çalışan adayı, çalışan, stajyer, hissedar/ortak, potansiyel ürün veya hizmet alıcısı, tedarikçi yetkilisi, tedarikçi çalışanı, ürün veya hizmet alan kişi, ziyaretçilerden oluşan kişisel veri sahiplerine ait veri kategorileri ve kişisel verileri (Ek-1), kişisel veri işleme amaçlarına (Ek-2) bağlı işlenmektedir. Veri kategorilerine göre işlenme amaçları ile veri konusu kişi grupları detaylarına Özakbossan’ın www.ozakbossan.com adresindeki alanında bildirilmektedir.

Kişisel veri işleme amaçları kişisel veri kategorilerine göre, Kanun’un 10. maddesi ve diğer mevzuat uyarınca ilgili kişileri bilgilendirmek, Kanun’un 5. ve 6. maddesinde belirtilen kişisel veri işleme şartlarından en az birine dayalı ve sınırlı olarak, kişisel verilerin işlenmesine ilişkin Kanun’un 4. maddesinde belirtilen ilkeler başta olmak üzere, Kanun’da belirtilen genel ilkelere uygun gerçekleştirmek için belirlen amaçlara göre işlenmektedir.

Kişisel veriler Politika “3.5. Kişisel Verilerin Aktarılması” bölümünde belirlenen esaslarla; hukuki işlemlerin takibi amacıyla gerektiği takdirde şirketi temsile yetkili vekil/avukat, mali işlerin yürütülmesi amacıyla gerektiği taktirde mali müşavir, gerçek kişiler veya özel hukuk tüzel kişileri, hissedar, tedarikçiler. iş ortakları, yetkili kamu kurum ve kuruluşları ile belirlenen amaçlarla (Ek-3) paylaşılabilmektedir. Yabancı ülkelere veri aktarımı olmamaktadır.

5. KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASINA İLİŞKİN ALINAN ÖNLEMLER

Özakbossan, Kanunda belirlenen usul ve esaslarla işlemekte olduğu kişisel verilerin korunması için gerekli teknik ve idari tedbirleri almakta, bu kapsamda gerekli denetimleri yapmakta, bilinçlendirme ve eğitim faaliyetlerini gerçekleştirmektedir. 

İşlenen kişisel verilerin teknik ve idari tüm tedbirler alınmış olmasına rağmen, kanuni olmayan yollarla üçüncü kişiler tarafından ele geçirilmesi durumunda, Özakbossan bu durumu mümkün olan en kısa süre içerisinde ilgili kişi ve birimlere haber verir.

6. KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANMASI VE İMHASI

Özakbossan, kişisel verileri işleme amacı için gerekli olan süre ile ilgili mevzuatta öngörülen en az süre kadar muhafaza eder. Özakbossan, öncelikle ilgili mevzuatta bir süre belirlenmiş ise bu süreye uygun; yasal bir süre öngörülmemiş ise kişisel verilerin işlenme amacı için gerekli süre kadar kişisel verileri saklar. Kişisel veriler belirlenen saklama sürelerinin sonunda, periyodik imha sürelerine veya veri sahibi başvurusuna uygun olarak, belirlenen yöntem (silme, yok etme veya anonimleştirme) ile imha edilir.

7. KİŞİSEL VERİ SAHİPLERİNİN HAKLARI VE BU HAKLARIN KULLANILMASI

7.1. Kişisel Veri Sahibinin Hakları

Kişisel veri sahipleri Kanundan kaynaklanan aşağıda belirtilen haklara sahiptirler:

  1. Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme,
  2. Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
  3. Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
  4. Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
  5. Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
  6. Kanun ve ilgili diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
  7. İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler aracılığı ile analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
  8. Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme.

7.2. Kişisel Veri Sahibinin Haklarını Kullanması

Kişisel veri sahipleri 7.1. maddede sayılan haklara ilişkin taleplerini, Kurul’un belirlediği yöntemlerle Özakbossan’a iletebilir. Kişisel veri sahipleri ve adlarına başvuru hakkı bulunanlar “Veri Sahibi Başvuru Formu” doldurularak, Özakbossan’a başvurabilir.

7.3. Başvurulara Cevap Verilmesi

Özakbossan, kişisel veri sahibi tarafından yapılan başvuruları Kanun ve diğer mevzuata uygun sonuçlandırır. Usule uygun şekilde Özakbossan’a iletilen talepler, en kısa sürede ve en geç 30 (otuz) gün içinde, ücretsiz olarak sonuçlandırır. Ancak, işlemin ayrıca bir maliyet gerektirmesi halinde, Kurul tarafından belirlenen tarife uyarınca ücret alınabilir.

7.4. Kişisel Veri Sahibinin Başvurusunun Reddedilmesi

Özakbossan, başvuruda bulunan kişinin isteğini, aşağıda yer alan durumlarda, gerekçesini açıklayarak reddedebilir:

  1. Kişisel verilerin resmi istatistik ile anonim hâle getirilmek suretiyle araştırma, planlama ve istatistik gibi amaçlarla işlenmesi,
  2. Kişisel verilerin millî savunmayı, millî güvenliği, kamu güvenliğini, kamu düzenini, ekonomik güvenliği, özel hayatın gizliliğini veya kişilik haklarını ihlal etmemek ya da suç teşkil etmemek kaydıyla, sanat, tarih, edebiyat veya bilimsel amaçlarla ya da ifade özgürlüğü kapsamında işlenmesi,
  3. Kişisel verilerin millî savunmayı, millî güvenliği, kamu güvenliğini, kamu düzenini veya ekonomik güvenliği sağlamaya yönelik olarak kanunla görev ve yetki verilmiş kamu kurum ve kuruluşları tarafından yürütülen önleyici, koruyucu ve istihbari faaliyetler kapsamında işlenmesi,
  4. Kişisel verilerin soruşturma, kovuşturma, yargılama veya infaz işlemlerine ilişkin olarak yargı makamları veya infaz mercileri tarafından işlenmesi,
  5. Kişisel veri işlemenin suç işlenmesinin önlenmesi veya suç soruşturması için gerekli olması,
  6. Kişisel veri sahibi tarafından kendisi tarafından alenileştirilmiş kişisel verilerin işlenmesi,
  7. Kişisel veri işlemenin kanunun verdiği yetkiye dayanılarak görevli ve yetkili kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarınca, denetleme veya düzenleme görevlerinin yürütülmesi ile disiplin soruşturma veya kovuşturması için gerekli olması,
  8. Kişisel veri işlemenin bütçe, vergi ve mali konulara ilişkin olarak Devletin ekonomik ve mali çıkarlarının korunması için gerekli olması,
  9. Kişisel veri sahibinin talebinin diğer kişilerin hak ve özgürlüklerini engelleme ihtimali olması,
  10. Orantısız çaba gerektiren taleplerde bulunulmuş olması,
  11. Talep edilen bilginin kamuya açık bir bilgi olması.

7.5.Kişisel Veri Sahibinin KVK Kurulu’na Şikâyette Bulunma Hakkı

Kanun’un 14. maddesi gereğince başvurunun reddedilmesi, verilen cevabın yetersiz bulunması veya süresinde başvuruya cevap verilmemesi hâllerinde; Özakbossan’ın cevabını öğrendiği tarihten itibaren otuz ve her hâlde başvuru tarihinden itibaren altmış gün içinde Kurul’a şikâyette bulunabilir.

7.6.Başvuruda Bulunan Kişisel Veri Sahibinden Talep Edilebilecek Bilgiler

Özakbossan, başvuruda bulunan kişinin kişisel veri sahibi olup olmadığını tespit etmek adına ilgili kişiden bilgi talep edebilir. Özakbossan, kişisel veri sahibinin başvurusunda yer alan hususları netleştirmek adına, kişisel veri sahibine başvurusu ile ilgili soru yöneltebilir.

8. YÜRÜTME

Politika Yönetim Kurulu tarafından onaylanmış ve yürürlülüğe konulmuştur. Politika’nın teknik yürütümü “Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası” ile sağlanmaktadır.

İş süreçlerinde, taraflar nezdinde Politikanın yürütümü “Müşteri Aydınlatma Metni, Açık Rıza Metni,Tedarikçi Aydınlatma Metni ve Gizlilik Taahhütnamesi”  “Çalışan Aydınlatma Metni, Açık Rıza Metni ve Gizlilik Taahhütnamesi” , “Çalışan Adayı Aydınlatma Metni ve Açık Rıza Metni, “Web Sitesi Gizlilik ve Çerez Politikası” , “Güvenlik Kamerası ile Görüntü Kaydı Alınmasına Dair Katmanlı Aydınlatma Metni”, “Özel Nitelikli Kişisel Veri Güvenliği Politikası" ile gerçekleştirilmektedir.

Kanun ve Politika’nın yürütülmesinden ve gerektiğinde güncellenmesinden Yönetim Kurulu, bu kapsamdaki tüm iş ve işlemlerin takibinden, koordinasyon ve denetiminden Özakbossan Kişisel Verileri Koruma Komitesi sorumludur.

9. YÜRÜRLÜK ve İLANI

Politika yayımı tarihi itibariyle yürürlüğe girmiştir. Politika’da meydana gelecek değişiklikler Özakbossan’ın internet sitesinde (www.ozakbossan.com) yayımlanarak kişisel veri sahiplerinin, ilgili kişilerin erişimine sunulur. Politika değişiklikleri ilan edildiği tarihte uygulamaya girer.

EKLER

Ek 1- Veri Kategorileri ve Kişisel Verileri

Ek 2- Kişisel Veri İşleme Amaçları

Ek 3- Kişisel Verilerin Aktarıldığı Kişiler ve Aktarılma Amaçları

EK 1- VERİ KATEGORİLERİ ve KİŞİSEL VERİLER

           

Veri Kategorileri

Kişisel Veri

Kimlik

Ad, Soyad

Anne- Baba Adı

Anne Kızlık Soyadı

Doğum Tarihi

Doğum Yeri

Medeni Hali

Nüfus Cüzdanı Seri Sıra No

TC Kimlik No

Pasaport Numarası

Geçici TC Kimlik Numarası

Cinsiyet  Bilgisi

TC Kimlik Kartı

İmza

İletişim

Adres

E Posta Adresi

İletişim Adresi

Kayıtlı Elektronik Posta Adresi (KEP)

Telefon No

Lokasyon

Bulunduğu Yerin Konum Bilgisi

Özlük

Bordro Bilgileri

Disiplin Soruşturması

İşe Giriş- Çıkış Belgesi Kayıtları

Özgeçmiş Bilgileri

Performans Değerlendirme Raporları

Hukuki İşlem

Adli makamlarla yazışmalardaki bilgiler, dava dosyasındaki bilgiler vb.

Müşteri İşlem

Fatura

Senet

Çek Bilgileri

Giriş-Çıkış Bilgileri

Sipariş Bilgisi

Randevu Bilgisi

Fiziksel Mekân Güvenliği

Çalışan ve Ziyaretçilerin Giriş Çıkış Kayıt Bilgileri

Kamera Kayıtları

İşlem Güvenliği

İşlem Güvenliği (IP adresi bilgileri, internet sitesi giriş çıkış bilgileri, şifre ve parola bilgileri gibi)

IP Adres Bilgileri

İnternet Sitesi Giriş Çıkış Bilgileri

Şifre ve Parola Bilgileri

Risk Yönetimi

Ticari, teknik, idari risklerin yönetilmesi için işlenen bilgiler v.b.

Finans

Bilanço Bilgileri

Finansal Performans Bilgileri

Kredi ve Risk Bilgileri

Malvarlığı Bilgileri

Banka Hesap Numarası

IBAN Numarası

Mesleki Deneyim

Diploma Bilgileri

Gidilen Kurslar

Meslek İçi Eğitim Bilgileri

Sertifikalar

Pazarlama

Alışveriş geçmişi bilgileri

Anket kayıtları

Çerez kayıtları

Kampanya çalışmasıyla elde edilen bilgiler vb.

Görsel Ve İşitsel Kayıtlar

Fotoğraf

 

Sağlık Bilgileri

Engellilik Durumuna Ait Bilgiler

Kan Grubu Bilgisi

Kişisel Sağlık Bilgileri

Kullanılan Cihaz ve Protez Bilgileri

Laboratuvar ve Görüntüleme Sonuçları

Test Sonuçları

Muayene Verileri

Reçete Bilgileri

Ceza Mahkûmiyeti Ve Güvenlik Tedbirleri

Ceza Mahkumiyetine İlişkin Bilgiler

Güvenlik Tedbirine İlişkin Bilgiler

Biyometrik Veri

Parmak izi bilgileri

Aile Bilgileri

Çocuk Sayısı

Aile Cüzdanı

Eş Çalışma Bilgileri

Çocuk Eğitim ve Yaş Bilgileri

Askerllik Durum Bilgisi

Askerlik Durumuna İlişkin Bilgiler

Ehliyet Bilgisi

Ehliyet Bilgileri

Çalışma Verileri

Departmanı

Çalışma Şekli

Mesleği

Referansları

Son çalışılan şirket bilgileri

Web Site Kullanım Verileri

Başvuru Formu Doldurulma Tarihi

Siteye Login Olma Sıklığı/Zamanları

Son Login Tarihi

IP Adresi

Talep/Şikayet Yönetimi Bilgisi

Anket Verileri

Firma’ya yöneltilmiş olan her türlü talep veya şikayetin alınması ve değerlendirilmesine ilişkin kişisel veriler.

İtibar Yönetimi Bilgisi

Firma’nın ticari itibarını korumak maksatlı toplanan bilgiler ve buna ilişkin oluşturulan değerlendirme raporları ile alınan aksiyonlarla ilgili bilgiler.

Olay Yönetimi Bilgisi

Firma’nın ticari hak ve menfaatleri ile müşterilerinin hak ve menfaatlerini korumak maksatlı gelişen olaylara karşı gerekli hukuki, teknik ve idari tedbirlerin alınmasına yönelik olarak işlenen kişisel veriler.

Sigorta

Özel Sigorta Verileri

Sosyal Güvenlik Kurumu Verileri

Uyum Bilgileri

Uyum kapsamında işlenen kişisel veriler

Denetim ve Teftiş Bilgileri

İç veya dış denetim faaliyetleri sırasında işlenen kişisel veriler

 

EK 2- KATEGORİK KİŞİSEL VERİ İŞLEME AMAÇLARI

 

  • Acil Durum Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi
  • Bilgi Güvenliği Süreçlerinin Yürütülmesi
  • Çalışan Adayı / Stajyer / Öğrenci Seçme Ve Yerleştirme Süreçlerinin Yürütülmesi
  • Çalışan Adaylarının Başvuru Süreçlerinin Yürütülmesi
  • Çalışan Memnuniyeti Ve Bağlılığı Süreçlerinin Yürütülmesi
  • Çalışanlar İçin İş Akdi Ve Mevzuattan Kaynaklı Yükümlülüklerin Yerine Getirilmesi
  • Çalışanlar İçin Yan Haklar Ve Menfaatleri Süreçlerinin Yürütülmesi
  • Denetim / Etik Faaliyetlerinin Yürütülmesi
  • Eğitim Faaliyetlerinin Yürütülmesi
  • Erişim Yetkilerinin Yürütülmesi
  • Faaliyetlerin Mevzuata Uygun Yürütülmesi
  • Finans Ve Muhasebe İşlerinin Yürütülmesi
  • Firma / Ürün / Hizmetlere Bağlılık Süreçlerinin Yürütülmesi
  • Fiziksel Mekan Güvenliğinin Temini
  • Görevlendirme Süreçlerinin Yürütülmesi
  • Hukuk İşlerinin Takibi Ve Yürütülmesi
  • İç Denetim/ Soruşturma / İstihbarat Faaliyetlerinin Yürütülmesi
  • İletişim Faaliyetlerinin Yürütülmesi
  • İnsan Kaynakları Süreçlerinin Planlanması
  • İş Faaliyetlerinin Yürütülmesi / Denetimi
  • İş Sağlığı / Güvenliği Faaliyetlerinin Yürütülmesi
  • İş Süreçlerinin İyileştirilmesine Yönelik Önerilerin Alınması Ve Değerlendirilmesi
  • İş Sürekliliğinin Sağlanması Faaliyetlerinin Yürütülmesi
  • Lojistik Faaliyetlerinin Yürütülmesi
  • Mal / Hizmet Satın Alım Süreçlerinin Yürütülmesi
  • Mal / Hizmet Satış Sonrası Destek Hizmetlerinin Yürütülmesi
  • Mal / Hizmet Satış Süreçlerinin Yürütülmesi
  • Mal / Hizmet Üretim Ve Operasyon Süreçlerinin Yürütülmesi
  • Müşteri İlişkileri Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi
  • Müşteri Memnuniyetine Yönelik Aktivitelerin Yürütülmesi
  • Organizasyon Ve Etkinlik Yönetimi
  • Pazarlama Analiz Çalışmalarının Yürütülmesi
  • Performans Değerlendirme Süreçlerinin Yürütülmesi
  • Reklam / Kampanya / Promosyon Süreçlerinin Yürütülmesi
  • Risk Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi
  • Saklama Ve Arşiv Faaliyetlerinin Yürütülmesi
  • Sözleşme Süreçlerinin Yürütülmesi
  • Stratejik Planlama Faaliyetlerinin Yürütülmesi
  • Talep / Şikayetlerin Takibi
  • Taşınır Mal Ve Kaynakların Güvenliğinin Temini
  • Tedarik Zinciri Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi
  • Ücret Politikasının Yürütülmesi
  • Ürün / Hizmetlerin Pazarlama Süreçlerinin Yürütülmesi
  • Veri Sorumlusu Operasyonlarının Güvenliğinin Temini
  • Yatırım Süreçlerinin Yürütülmesi
  • Yetenek / Kariyer Gelişimi Faaliyetlerinin Yürütülmesi
  • Yetkili Kişi, Kurum Ve Kuruluşlara Bilgi Verilmesi
  • Yönetim Faaliyetlerinin Yürütülmesi
  • Ziyaretçi Kayıtlarının Oluşturulması Ve Takibi

EK 3 –KİŞİSEL VERİLERİN AKTARILDIĞI KİŞİLER VE AKTARILMA AMAÇLARI

 

Özakbossan Kanun’un 8. ve 9. maddelerine uygun olarak katılımcı, müşterileri ve çalışanların kişisel verilerini aşağıda sıralanan kişi kategorilerine aktarabilir:

 

Veri Aktarımı Yapılabilecek Kişiler

Tanımı

Veri Aktarım Amacı ve Kapsamı

Gerçek Kişiler Veya  Özel Hukuk Tüzel Kişileri

Özakbossan faaliyetleri gereği ilişkide bulunduğu, işlem gerçekleştirdiği gerçek veya tüzel kişiler.

Gerçekleştirilen iş ve işlem ile sınırlı.

Hissedar

Özakbossan ile ortaklık ilişkisi kurmuş gerçek kişi.

Özakbossan’ın ticari faaliyetlerine ilişkin stratejilerin planlanması, yürütümü ve denetimi amacıyla sınırlı.

Yetkili Kamu Kurum Ve Kuruluşları

Sosyal Güvenlik Kurumu, Vergi Daireleri vb. ilgili mevzuat hükümlerine gore Özakbossan’dan   bilgi ve belge almaya yetkili kamu kurum ve kuruluşları.

İlgili kamu kurum ve Kuruluşlarının kanuni yetkisine bağlı talep ettiği amaçla sınırlı.

Kanunen Yetkili Özel Hukuk Kişileri

İlgili mevzuat hükümleri gereğince belirli şartlara uygun olarak kurulmuş ve bu çerçevede faaliyetlerini sürdüren  kurum veya  kuruluşları.

Yürüttükleri faaliyet alanlarına  giren konular ile ilgili sınırlı.

İş Ortakları

Sözleşmeli hizmet alınan, işbirliği yapılan kuruluşlar.

Sözleşme ve işbirliği protokol esasları ile sınırlı.

Avukat

İlgili mevzuat uyarunca avukat yetkisine sahip avukatlar.

Şirket faaliyet ve işçi işlemlerinde hukuki sonuç doğurabilecek konularla sınırlı.

Vekil

Şirket tarafından, şirketi temsil için vekil tayin edilen kişi.

Hukuki işlemlerin takibi amacacıyla gerekmesi halleriyle sınırlı.

Tedarikçi

Özakbossan’a veri işleme amaç ve istekleri doğrultusunda hizmet sunan taraflar.

Özakbossan’ın dış kaynaktan ticari faaliyetlerini yerine getirmek için mal ve hizmetlerin tedarik edilmesi amacıyla sınırlı.

Mali Müşavir / Muhasebeci

İlgili mevzuat uyarınca mali müşavir      / muhasebecilik yapma yetkisine sahip olanlar.

Mali işlemlerin gerektirmesi haliyle sınırlı.

 

>